「メッセージテンプレ管理」は、求人サイトビルダーのメッセージ機能の中で使う機能で応募者とやり取りを行う際に、あらかじめ定型文を登録・利用できる便利な機能です。
よく使う文章をテンプレートとして保存しておくことで、対応業務の効率化とメッセージ内容の標準化が図れます。
初期状態では、テンプレートの見本として「面接日調整」というタイトルのテンプレートが1件登録されており、見本として作成されています。必要に応じて内容の編集や、新しいテンプレートの追加が可能です。
求職者が登録・応募した際に、自動返信メールだけでは事務的な印象になりがちですが、このメッセージテンプレート機能を活用することで、より丁寧で個別性のある対応が行えます。
採用担当者の業務負荷を軽減しつつ、応募者との良好なコミュニケーションを保つためにも、ぜひご活用ください。
目次
メッセージテンプレートの新規作成方法
「メッセージテンプレ管理」では、応募者とのやり取りに利用する定型メッセージ（テンプレート）を自由に作成・保存することができます。
以下の手順に従って、新しいメッセージテンプレートを作成してください。
【手順】
- 管理画面の「管理メニューTOP」から「ウィジェット管理」→「メッセージテンプレ管理」をクリックします。
- 「メッセージテンプレ一覧」ページが表示されます。
- 画面右上の「新規登録」ボタンをクリックすると、「新規メッセージテンプレ作成画面」が開きます。
項目を上から順に入力してください。
【入力項目の説明】
- ユーザーの選択
「Admin（特権管理者）」を選択すると、そのテンプレートは指定された管理者のみが利用できます。
※エンドクライアント（一般管理者）には表示されません。全ユーザーで共有したい場合は「ユーザー選択なし」で登録してください。
※誤ってAdmin専用で作成した場合は、コピー機能で複製し、新たに作り直してください。 - テンプレート名
メッセージ機能使用時の一覧に表示される名称です。用途が一目で分かるような分かりやすい名前を付けてください（例：面接日程のご案内、選考結果のお知らせ など）。 - 本文
テンプレートとして使用するメッセージ本文を入力します（最大4,000文字／HTML不可）。
- 利用可能変数
システムから自動で挿入されるデータベース変数を使用できます。
例：[[ 氏名 ]]→ 求職者の名前に自動置換
※変数の形式が正しくない場合（[が抜けている、スペースの入力ミス等）はそのまま文字列として表示されますのでご注意ください。
※利用可能変数は[[ 氏名 ]]、[[ 法人名 ]]です。
【保存方法】
すべての入力が完了したら、画面下部の「確認」ボタンをクリックし、内容を確認後、「作成」ボタンを押すと登録完了です。
メッセージテンプレートの編集方法
既存のメッセージテンプレートを編集する場合は、以下の手順で行います。
【手順】
- 管理画面の「管理メニューTOP」から「ウィジェット管理」→「メッセージテンプレ管理」をクリックします。
- 「メッセージテンプレ一覧」ページが表示されます。
- 編集したいテンプレートの右側にある「編集」ボタンをクリックします。
- 「メッセージテンプレ変更」ページが表示されますので、必要な箇所を修正してください。
【編集画面の構成】
入力項目や仕様は、新規作成時と基本的に同様です。
- ユーザーの選択
- テンプレート名
- 本文（4,000文字以内・HTML不可）
- 利用可能変数の使用可
内容を修正したら、画面下部の「確認」ボタンをクリックし、内容に問題がなければ「更新」ボタンを押して完了となります。
【補足】
- 「テンプレート名」の変更も可能ですが、既存のテンプレートが別の用途で使われていた場合、混乱を招く可能性があります。
テンプレートの目的が変わる場合は、新規作成をおすすめします。 - 誤って編集内容を失いたくない場合は、編集前に「コピー」機能で複製しておくと安全です。
